서류를 얼마나 오래 보관해야합니까?
이것을 유지하는 것이 중요합니다 행정 서류,하지만 만료일도 있습니다. 따라서 일정 기간이 지나면 모든 종류의 송장 및 신고서와 같은 특정 문서를 더 이상 보관할 필요가 없습니다. 다음은 다양한 유형의 종이를 보관하는 것이 권장되는 기간에 대한 요약입니다.- 1 년 : 전화, 인터넷 또는 이사 청구서 또는 PV 지불 증명.
- 2 년 : 가족 수당 명세서, 의사 비용, 계약 해지 편지, 사회 및 상호 보장 서류, 신용 문서.
- 3 년 : 시청각 라이센스 고지 및 손익 계산서.
- 5 년 : 수도 및 전기 요금, 집세 영수증 및 임대료, 가스 요금, 납세 증명서, 임대 계약서 및 유지 보수 지불 증명.
- 10 년 : 은행 명세서, 지불 전표, 모기지 대출, 사망 후 생명 보험 계약 ...
- 30 년 : 자동차 수리비, 건설비, 병원비 및 민사 IOU.
- 평생 : 결혼 계약서, 가족 기록부, 군사 기록부, 졸업장, 유언장, 재산 소유권, 기부금, 건강 기록, 예방 접종 증명서, 의료 기록, 급여 명세서, 입양 증명서, 고용 계약서 ...
일상적인 문서 보관
정리하려면 일상적인 문서와 다른 파일을 구분해야합니다. 그만큼 현재 문서 빈번하게 상담하는 것이므로 쉽게 접근 할 수있는 장소에 있어야합니다. 거의 참조하지 않는 문서는 상자 또는 선반 상단에 보관할 수 있습니다. 다음은 다양한 종류의 용지에 대한 몇 가지 유형의 저장입니다.- 다양한 색상의 셔츠
- 거싯 셔츠
- 링 바인더
- 서랍이있는 가구
관리 문서를 영리하게 구성
물론 적절한 저장소를 사용하면 파일을 쉽게 분류 할 수 있지만 유형에 따라 문서를 구성하는 방법을 아는 것도 중요합니다. 다음은 연구를 용이하게하기위한 분류의 예입니다.- 가족 파일 : 결혼 증명서, 신분증, 여권, 출생 증명서 등 가족과 관련된 모든 서류를 포함합니다.
- 교육 파일 : 학교 증명서, 보육 관련 문서 등
- 세금 파일 : 소득세 신고, 주택 세 ...
- 건강 파일 : 건강 기록, 처방전, 건강 진단 (라디오, 스캐너, 초음파 등) ...
- 청구서 파일 : 서비스 (수도, 가스, 전기, 전화, 인터넷 등), 상품 및 작업에 대한 청구서 등
- 보험 파일 : 자동차 및 주택 보험 계약, 생명 보험, 청구, 정품 인증서 ...
- 전문 파일 : 고용 계약서, 급여 명세서, 지원서 파일, CV, 졸업장 ...
- 주택 파일 : 임대 계약서, 임대 영수증, 소유주 / 세입자 서신 등
- 은행 파일 : 계좌 명세서, 계약서, 이체 주문 등
관리 문서 보관
이상적으로는이 작업을 수행해야합니다. 적어도 1 년에 한 번 특정 문서 보관. 보관 된 파일은 날짜 또는 알파벳 및 주제별로 상자에 깔끔하게 정렬됩니다. 다시 말하지만 테마 당 하나의 색상을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 다음은 저장소의 자세한 예입니다.- 청구서 용 분홍색 셔츠, 재정 용 노란색 셔츠, 보험 용 파란색 셔츠…
- 순서별 정렬 : A부터 Z까지의 알파벳 순서 또는 날짜 별 (월별, 연도 별). 따라서 최신 문서와 이전 문서를 쉽게 구분할 수 있습니다.
관리 서류 정리를위한 기타 팁
보관할 용지가 적을 때 보관하기가 더 쉽습니다. 쓸모없는 문서를 분류하고 제거하는 것 외에도 온라인 인보이스 집에서 더 적은 우편물을받을 수 있습니다. 그러나 정기적으로 수행해야합니다. 백업 손실을 피하기 위해 여러 지원에. 보안을 강화하려면 중요한 문서에 대한 온라인 백업을 만들어야합니다.우편물이 도착하면 사무실 구석에 몇 달 동안 쌓이지 않도록 미리 정리하는 것이 중요합니다. 긴급 편지는 즉시 읽어야하며 다른 편지는 우선 순위에 따라 정렬 할 수 있습니다. 조치가 필요한 중요 서류 (청구서 지불, 소환장 등)와 제출해야하는 서류 (은행 명세서, 자동 이체 청구서 등)를 사무실 주최자에게 보관하는 것이 좋습니다. 이 트릭을 사용하면 전단지 및 광고처럼 버려 질 수있는 쓸모없는 종이를 즉시 제거 할 수 있습니다.
